Офис-менеджер, администратор

1. Прием входящих звонков, фиксирование, передача информации о звонке руководителю
2. Телефонные переговоры по заданию руководителя о встречах, условиях сотрудничества и т.д.
3. Прием/отправка факсов, электронных писем
4. Составление приказов, распоряжений и ознакомление с ними персонала
5. Составление уведомлений, заявок контрагентам, отправка и контроль их получения
6. Получение, разбор, регистрация, передача адресатам по описи входящей корреспонденции
7. Первичная проверка входящих писем на наличие ошибок (правильное наименование организаций, реквизитов и т.д.), в случае обнаружение ошибок, сообщение о них отправителям, с просьбой исправить
8. Передача полученных договоров от контрагентов на проверку юристу и главному бухгалтеру. Если у юриста и гл.бухгалтера к договору нет претензий и комментариев, передача его на подпись руководителю. В случае обнаружения в договоре невыгодных или незаконных пунктов или ошибок, переговоры с контрагентом об устранении замечаний.
9. Набор документов (инструкций, регламентов, положений, информационных писем и т.д.) с черновиков руководителя
10. Создание шаблонов для собственной работы и работы коллег (шаблон исходящего письма, приказа по основной деятельности, распоряжения, отчетов, опросов клиентов, уведомлений, ответов клиентам, журналов регистраций и т.д.)
11. Создание и ведение журналов регистрации входящей/исходящей корреспонденции, приказов, протоколов, распоряжений, заявлений сотрудников, договоров с контрагентами, внутренних положений и регламентов
12. Прием, беглая проверка правильности указанной информации (наименование организации, реквизиты, адреса, контактные телефоны) регистрация писем на отправку, отправка их почтой России либо курьером.
13. Замена устаревших документов актуальными, архивирование устаревших документов при необходимости
14. Ежедневная планерка с руководителем (подписание документов, передача информации о звонках и возникших вопросах, отчет о выполненных задачах, получение новых распоряжений)
15. Помощь руководителю в организации рабочего времени (согласование встреч, времени, места, своевременное напоминание о них/перенос встреч/отмена)
16. Ведение внутренней библиотеки
17. Организация командировок руководителя и коллег
18. Организация приема иногородних коллег/партнеров
19. Организация совещаний, деловых встреч и т.д.
20. Поддержание не снижаемого минимального остатка хоз.товаров, канц.товаров, чая/кофе и т.д. Своевременный заказ или закупка.
21. Комплектование и поддержание состава аптечки на необходимом уровне
22. Учет собственного рабочего времени и предоставление ежедневных отчетов о проделанной работе
23. Организация переезда офиса
24. Работа со СМИ
25. Помощь в организации обучения персонала и повышения квалификации
26. Написание несложных инструкций для сотрудников, внедрение их в работу, контроль за выполнением, помощь в непонятных моментах
27. Постоянное повышение своей квалификации: чтение литературы (по делопроизводству, тайм-менеджменту и т.д.), федеральных законов (№190 "О кредитной кооперации", №152 "О персональных данных" и тд.), участие в вебинарах (об организации работы отделов компании, внедрении зарплатных моделей и т.д.)

1. Прием и распределение входящих звонков
2. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, отправка писем
3. Обеспечение офиса и подразделений необходимыми канц. и хоз. товарами, водой
4. Публикация вакансий, прием и первичный отбор резюме и беседа с соискателями, организация собеседований
5. Помощь в организации командировок: заказ билетов, бронирование номеров в гостинице
6. Работа с офисной техникой (копирование, сканирование, факс, офисная АТС)
7. Помощь в планировании рабочего времени руководителя
8. Организация внутреннего документооборота компании: прием, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений сотрудников и клиентов, составление, регистрация и донесение до персонала приказов руководителя; составление реестров документов
8. Работа с поставщиками: отправка заявок, решение рекламационных вопросов
9. Ведение базы по заказам (регистрация, отслеживание статуса)
10. Проверка счетов по заявкам и составление реестра счетов
11. Переговоры с поставщиками о сроках и способах отправки заказов
12. Составление списков приоритетных заказов для отгрузки и согласование их с поставщиками
13. Работа в 1С: Предприятие:создание заказов, заведение счетов, поступлений товаров и услуг, отчеты закупок/продаж, отчет о движении товаров, установка цен номенклатуры и т.д.
14. Сверка прихода: что должно было придти и что пришло по факту (качество/количество)
15. Помощь руководителю в организации рабочего времени (назначение/перенос/отмена встреч, запись в календарь, напоминание о важных вопросах и проблемах)
16. Отбор образцов отделочных материалов для чистовых отделок жилых и нежилых помещений (для демонстрации заказчику на согласовании)
17. Проведение согласований с заказчиками (выбор материалов, составление и подписание приложений и спецификаций к договорам)
18. Ведение реестра заказов и контроль за их исполнением.

1. Консультирование покупателей по предлагаемому ассортименту
2. Помощь в выборе оптимального варианта в соответствии с желаниями, потребностями и возможностями клиентов, разрешение сомнений и возражений
3. Поддержание салона в чистоте и порядке
4. Оформление документов, согласование индивидуальных запросов покупателей с офисом и производством
5. Решение проблем и спорных вопросов покупателей, связанных с приобретенным товаром
6. Ведение документов салона, составление ежемесячной отчетности
7. Операции с денежными средствами и банковскими картами
8. Постоянное повышение мастерства (прохождение тренингов по технологии продаж, организованных Отделом обучения персонала, демонстрация полученных знаний, умений и навыков на промежуточных и итоговых аттестациях)

1. Консультирование клиентов о предоставляемых услугах
2. Подбор образовательных программ и курсов для каждого ребенка, с учетом его индивидуальных особенностей
3. Заключение договоров
4. Составление расписаний занятий
5. Ведение документации